El Repositorio de Documentos es un espacio colaborativo de archivos diseñado para la industria de bienes de consumo envasados (CPG). Desde este repositorio, puedes mover archivos en bloque a un espacio de trabajo o asociar varios archivos simultáneamente a una ubicación o artículo específico dentro de la aplicación de Gestión de Clientes. También puedes gestionar solicitudes utilizando los archivos disponibles en el Repositorio.
Agregar un documento al Repositorio no atiende automáticamente las solicitudes. Para hacerlo, accede a la sección “Solicitudes de Documentos” en la aplicación de Gestión de Clientes y gestiona las solicitudes manualmente o acepta las recomendaciones de PostOnce cuando estén disponibles.
¿Por qué utilizar el repositorio de documentos?
El Repositorio mejora la eficiencia y la transparencia en la recopilación y uso de archivos. Los equipos interdisciplinarios pueden consultar los documentos más recientes compartidos con clientes o vinculados a ubicaciones y artículos. Las etiquetas de carpetas y archivos facilitan la organización y permiten búsquedas rápidas desde la pestaña correspondiente.
Tipos de archivos en el repositorio
Accede al Repositorio desde la barra de navegación izquierda. En la parte superior de la página encontrarás cuatro pestañas:
Mis archivos
Incluye todos los archivos y carpetas que los usuarios de una empresa han subido. También puedes ver qué archivos se han compartido con clientes o están actualmente asociados a una ubicación o artículo.
Archivos compartidos
Contiene el historial de archivos compartidos con clientes, incluyendo información clave como nombre del cliente, tipo y nombre del documento, ubicación, artículo (si aplica) y fecha de vencimiento. Al hacer clic en “...” a la derecha del archivo, puedes ver quién lo agregó o modificó.
Archivos de ubicación
Incluye todos los archivos asociados a ubicaciones. Las fechas de vencimiento próximas o vencidas se resaltan en rojo o naranja. Al hacer clic en “...”, puedes reemplazar el documento por una versión actualizada. Si el documento fue compartido previamente con clientes, el motor de recomendaciones TraceGains Gather® PostOnce permite volver a compartir la versión más reciente.
Los formularios en línea incompletos se marcan con un “Pendiente” en rojo debajo del nombre del archivo. Haz clic en “...” para continuar completando el formulario.
Archivos de artículos
Incluye todos los archivos vinculados a artículos. Al igual que en los archivos de ubicación, puedes hacer seguimiento de fechas de vencimiento y reemplazar documentos vencidos o próximos a vencer. También puedes eliminar archivos de artículos de forma individual o en bloque.
Acciones en el repositorio y otras tablas de gestión de Clientes
Puedes trabajar con una sola línea de pedido o realizar acciones en bloque. Para seleccionar varias líneas, marca las casillas a la izquierda de la tabla y haz clic en el menú desplegable “Acciones” en la esquina superior derecha. Para una sola línea, utiliza los puntos suspensivos al final de la fila.
Uso del repositorio de documentos
Crea carpetas para almacenar archivos de todo tipo. Comienza subiendo los documentos que necesites, ya sea para asociarlos a ubicaciones y artículos de fabricación, o para compartirlos con equipos multifuncionales en espacios de trabajo para proyectos de innovación e I+D.
Asociar archivos a ubicaciones y artículos
Paso 1: Haz clic en una carpeta.
También puedes agregar una o más carpetas (y todo su contenido) directamente al Repositorio. Se conservará la estructura organizativa, incluyendo subcarpetas.
Paso 2: Usa la casilla de verificación superior izquierda para seleccionar todos los archivos.
Paso 3: Haz clic en el menú “Acciones” y selecciona “Asociar con ubicación o artículo”.
Paso 4: Elige la ubicación o artículo de la lista de tu empresa.
Paso 5: Ingresa los datos necesarios: ubicación, tipo de documento, fecha de vigencia y fecha de vencimiento.
Uso de etiquetas para organizar archivos
Las etiquetas permiten distinguir entre documentos de calidad, ventas/marketing, exclusivos para clientes específicos o identificar quién subió el archivo. Úsalas según las necesidades de tu organización.
Para un solo archivo:
Paso 1: Selecciónalo.
Paso 2: Haz clic en “...” para agregar una etiqueta.
Para varios archivos:
Paso 1: Selecciónalos.
Paso 2: Usa el menú “Acciones” para etiquetarlos en bloque.
Agregar documentos a espacios de trabajo
Puedes añadir documentos directamente desde el Repositorio a un espacio de trabajo. Estos espacios se utilizan para colaboración interna, entre equipos, o con socios comerciales externos.