Gestión de clientes en TraceGains Gather®
Una vez configurado el grupo de proveedores y accesible la aplicación Gestión de Clientes, se pueden añadir clientes. Los clientes incluyen cualquier empresa a la que se suministren bienes o servicios.
¡Agregar clientes permite a los usuarios optimizar la comunicación, cumplir con solicitudes de documentos, colaborar en proyectos estratégicos y mucho más!
Establecer requisitos de documentos predeterminados
Antes de añadir nuevos clientes, se recomienda a los usuarios configurar los requisitos de documentos predeterminados en la sección "Configuración para compartir". Estos requisitos definirán los tipos de documentos que se compartirán con los nuevos clientes. Los usuarios siempre pueden configurar requisitos personalizados para cada cliente, pero configurar los documentos solicitados con frecuencia como requisitos predeterminados ayudará a agilizar el procesamiento de documentos para quienes no sean clientes de TraceGains.
Por ejemplo, si la mayoría de los clientes requieren una auditoría externa , un plan de análisis de peligros y puntos críticos de control (APPCC) y una política de control de alérgenos, y estos documentos no tienen ningún carácter personalizado ni privado, simplemente selecciónelos en la pestaña "Requisitos de documentos del cliente" dentro de la configuración de uso compartido. Salvo que se especifique lo contrario, los nuevos clientes que se añadan se configurarán con estos requisitos de documento predeterminados. El mismo concepto se aplica a los valores predeterminados de los documentos a nivel de artículo.
Hay dos tipos de clientes en TraceGains:
Clientes de TraceGains:
- Es posible que algunos clientes ya utilicen las plataformas TraceGains Network y TraceGains Enterprise para la gestión de sus proveedores. En ese caso, enviarán solicitudes de conexión y solicitudes de documentación para su procesamiento.
Clientes que no son de TraceGains:
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TraceGains Gather® también permite a los proveedores agregar e intercambiar documentos con clientes que aún no utilizan TraceGains, de modo que los usuarios puedan gestionar todos los documentos y solicitudes de los clientes en una única plataforma. Aproveche la función PostOnce de TraceGains para mantener sincronizados todos los documentos compartidos.
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Se deben configurar los requisitos de documentos para que cualquiera de estos clientes que no sean de TraceGains pueda decidir qué documentos de ubicación y artículo se compartirán. Además, asegúrese de agregar las ubicaciones y los artículos relevantes a estos clientes según sus compras y dónde se producen para enviar la documentación precisa.
Cómo configurar clientes que no son TraceGains
Paso 1: agregue cualquier ubicación que suministre artículos a los clientes en Listados > Ubicaciones.
Paso 2: agregue cualquier artículo que estos clientes reciban en Listados > Artículos.
Paso 3: Cree cualquier tipo de documento personalizado necesario para enviar a estos clientes en Configuración para compartir.
Paso 4: Establecer requisitos de documentos predeterminados
Agregar nuevos clientes
Asegúrese de agregar las ubicaciones y los artículos relevantes, y de establecer los requisitos de documentación predeterminados para los clientes que no son de TraceGains. Las solicitudes de documentos no se pueden procesar hasta que se complete este paso inicial.
Cómo agregar clientes uno a uno:
Paso 1: Seleccione "Clientes" en el menú desplegable "Gestión de clientes" del panel de navegación izquierdo. Haga clic en "+ Nuevo cliente" .
Paso 2: Complete el nombre de la empresa requerido, la dirección (ubicación), así como también agregue cualquier información opcional disponible (logotipo e ID de cliente interno) luego haga clic en Guardar y continuar en la parte inferior de la ventana.
Paso 3: Haga clic en +Agregar contactos para agregar contactos de clientes que deberían recibir la documentación.
- Por cada contacto añadido, se enviará un correo electrónico para facilitarle el acceso a un sitio de recuperación de documentos una vez que se hayan cumplido las solicitudes según los requisitos establecidos. Se le pedirá al usuario que cree una cuenta sencilla con nombre de usuario y contraseña para acceder a los documentos compartidos.
Aparecerá una ventana emergente para comprobar la información añadida. Si necesita editar alguna información o eliminar el contacto por completo, haga clic en el icono de puntos suspensivos horizontal a la derecha del contacto. Puede añadir contactos adicionales seleccionando el botón +Añadir . Utilice el interruptor para definir el Contacto de Documentos si añade más de un contacto. Haga clic en Siguiente una vez que haya añadido y verificado toda la información.
Paso 4: Haga clic en +Añadir ubicaciones para añadir las ubicaciones de fabricación de las que se abastece este cliente. Asegúrese de añadir las ubicaciones antes de continuar.
- Cuando TraceGains Gather® PostOnce encuentra solicitudes de documentos a nivel de ubicación que se puedan completar con documentos existentes, se solicita a los usuarios que seleccionen "Ver recomendaciones" en la pestaña de ubicaciones. Es necesario configurar los requisitos de los documentos para activar la función PostOnce.
Paso 5: Ahora se pueden configurar los requisitos de documentos para las ubicaciones asociadas a este cliente. Este paso establece qué documentos de ubicación se enviarán a este cliente. Los requisitos de documentos siempre coincidirán inicialmente con la configuración predeterminada, según lo establecido en la configuración de uso compartido, pero siempre se pueden ajustar y personalizar.
Paso 6: Haga clic en +Añadir artículos y seleccione los artículos que este cliente adquiera. En este punto, los artículos ya deberían estar añadidos.
- Cuando TraceGains Gather® PostOnce encuentra solicitudes de documentos a nivel de artículo que se puedan completar con documentos existentes, se solicita a los usuarios que revisen las recomendaciones en la pestaña de ubicaciones. Es necesario configurar los requisitos de los documentos para activar la función PostOnce™.
Paso 7: Una vez añadidos los artículos, se pueden configurar los requisitos de los documentos para determinar qué documentos a nivel de artículo se enviarán a este cliente. Los requisitos de los documentos siempre coincidirán inicialmente con la configuración predeterminada, según lo establecido en la sección "Configuración de uso compartido", pero siempre se pueden ajustar y personalizar.
Paso 8: Según los requisitos de documentos establecidos, se crearán automáticamente solicitudes de documentos para los nuevos clientes. Haga clic en "Enviar documentos seleccionados" para empezar a procesar las nuevas solicitudes de documentos creadas para estos clientes.
Una vez que los documentos se adjunten a las solicitudes relevantes, el contacto del cliente recién agregado recibirá un enlace por correo electrónico para acceder al Sitio de recuperación de documentos.
Cómo agregar varios clientes a la vez:
La funcionalidad de carga masiva requiere la membresía de suscripción Enterprise.
Paso 1: Desde la página Clientes, seleccione el menú desplegable "Acciones" en la parte superior derecha de la tabla para agregar todos los clientes a la vez a través de la carga masiva.
Paso 2: Seleccione Obtener plantilla de Excel para descargar una hoja de cálculo simple para ingresar la información general de los clientes.
Paso 3: Complete la hoja de cálculo sin cambiar el formato e ingrese cualquiera de los campos obligatorios para todos los clientes, luego guarde.
Paso 4: Regrese al menú desplegable Acciones y seleccione Cargar clientes para cargar la plantilla guardada con todos los detalles del cliente.
¡Todos los clientes ahora aparecen en Gestión de clientes!
Al usar la herramienta de carga masiva, se recomienda configurar primero los requisitos predeterminados de los documentos. Para configurar requisitos personalizados, vuelva a la sección "Configuración para compartir > Requisitos de documentos" y utilice el asistente "Configuración masiva de requisitos del cliente" para establecer los requisitos de los nuevos clientes. Haga clic en la página de la ficha del cliente para asociar las ubicaciones y los artículos relevantes según sus compras.